Kopia tradycyjna, kopia elektroniczna – kasy fiskalne wobec przepisów

Urządzenia fiskalne, jakie można znaleźć na warszawskim rynku technologii sprzedaży, oferują różne parametry użytkowe, funkcje i rozwiązania. Wszystko dlatego, by spełnić oczekiwania wielu branż i rodzajów działalności handlowych. Ale kasy rejestrujące dysponują opcjami służącymi nie tylko usprawnieniu przebiegu transakcji czy zapewnieniu komfortu pracy. Część z nich dotyczy zadań, o których mówią przepisy prawne. Tak jest w przypadku kopii wystawionych paragonów.

Przechowywanie kopii paragonów – obowiązek każdego podatnika

Wszyscy przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż towarów lub usług na rzecz klientów indywidualnych i muszą stosować urządzenie fiskalne do ewidencjonowania obrotu, są zobligowani do systematycznej realizacji pewnych zadań. I mowa tu nie tylko o „nabijaniu na kasę” czy wydawaniu klientom fiskalnych dowodów zakupu. Chodzi też o konkretne wymogi, takie jak właściwe przechowywanie książki serwisowej, terminowe wykonywanie przeglądów technicznych, wystawianie raportów dobowych i miesięcznych czy gromadzenie kopii wydrukowanych paragonów.

Jeśli chodzi o ostatnią z wymienionych kwestii, każdy podatnik, używający kasy fiskalnej do rejestrowania obrotu, ma obowiązek przechowywać takie duplikaty przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym doszło do wygenerowania oryginałów. Dane te bowiem wchodzą w skład dokumentacji poświadczającej to, że właściwie ewidencjonujemy sprzedaż i odprowadzamy należne podatki. Jak nie trudno się domyślić, w odwrotnym przypadku brak kopii paragonów kładzie się cieniem na sposobie prowadzenia działalności handlowej i stanowi złamanie przepisów, które może mieć swoje konsekwencje.

Tradycyjnie lub elektronicznie – Ty wybierasz

Zazwyczaj przepisy stanowczo określają warunki realizacji danych wymogów. Jednak gdy mówimy o kopii paragonów, to w tym aspekcie prawo pozostawia przedsiębiorcy pewną dowolność. Podatnik może bowiem wybrać metodę archiwizacji wspomnianej dokumentacji. Obecny rynek technologii sprzedaży oferuje kasy fiskalne z tradycyjną lub elektroniczną kopią paragonów.

Zanim więc podejmie się decyzję, co wybrać, warto poznać dokładniej różnice pomiędzy nimi. Kasa fiskalna z kopią papierową to rozwiązanie tradycyjne. Było pierwsze (a kiedyś jedyne możliwe), jest prostsze i zdecydowanie obniża koszt danego urządzenia. Polega na pracy z wykorzystaniem 2 rolek papieru termicznego. Na jednej drukowane są wydawane później paragony, na drugiej – ich kopie. Zapełnione w ten sposób rolki przechowuje się w ciemnym i suchym miejscu, dla jak najlepszej ochrony danych, które w tej postaci nie są szczególnie trwałe. Jeśli zaś chodzi o rozwiązanie elektroniczne, to jest ono zdecydowanie nowocześniejsze. Nie da się też ukryć, że kasy fiskalne z takim wariantem będą miały wyższą cenę. Niemniej, urządzenie z elektroniczną kopią potrafi po pewnym czasie wyrównać tę różnicę. Dlaczego? Ponieważ informacje o zarejestrowanej sprzedaży przechowuje w postaci cyfrowej, na karcie pamięci. Zatem korzysta z tylko jednej rolki, obniżając koszty potrzebnego papieru termicznego. Rozwiązuje także kwestię uporczywego gromadzenia masy wydruków. A przy tym ułatwia przesyłanie, przeglądanie, archiwizację i zabezpieczanie danych (na komputerze, płycie DVD czy pendrivie).

Obowiązek przechowywania kopii wystawianych paragonów dotyczy wszystkich podatników stosujących urządzenia rejestrujące – wszystko jedno, czy mamy na myśli kasy fiskalne na warszawskiej Ochocie, czy w Poznaniu lub Łodzi. Warto jednak zastanowić się nad doborem konkretnych rozwiązań, gdyż od tego może zależeć komfort naszej pracy w kolejnych latach.