Rezerwowa kasa fiskalna w firmie – tak czy nie?

Gdyby tylko odpowiedź na pytanie postawione w tytule dzisiejszego wpisu była taka prosta… Niestety, jak to często bywa z kasami rejestrującymi i przepisami fiskalnymi, nie jest. Decyzję o zakupie rezerwowego urządzenia warto bowiem uzależnić od kilku czynników. Co więcej, duże znaczenie ma moment, w którym przedsiębiorca postanowi zainstalować dodatkową kasę fiskalną w swojej firmie.

Kiedy wdrożyć takie urządzenie?

Od tego zacznijmy, gdyż moment zainstalowania rezerwowej kasy fiskalnej ma naprawdę niebagatelne znaczenie. Dodatkowe urządzenie można oczywiście kupić i zainstalować w każdej chwili. Najbardziej opłacalne będzie to jednak wtedy, gdy przedsiębiorca wdraża pierwszą kasę fiskalną. Tylko wtedy można bowiem liczyć na skorzystanie z tzw. ustawowej ulgi, czyli na otrzymanie nawet do 700 zł zwrotu z tytułu instalacji urządzenia rejestrującego. Co więcej, jeżeli podatnik już na początku zdecyduje się na 2 kasy – podstawową i rezerwową – nie będzie musiał dwukrotnie przechodzić przez procedurę wdrożenia takiej technologii sprzedaży. A to zawsze spora oszczędność czasu.

Czy dodatkowa kasa to dodatkowe obowiązki?

Przy wdrażaniu rezerwowej kasy fiskalnej trzeba też zdawać sobie sprawę z tego, jakie będą konsekwencje takiej decyzji. Domyślnie takie urządzenie jest stosowane wtedy, gdy podstawowy model odmówi posłuszeństwa, np. na skutek awarii. Nie oznacza to jednak, że jeśli nie dojdzie do wspomnianej sytuacji, podatnik może całkowicie zapomnieć o swojej kasie rezerwowej. Taki model również musi przechodzić przeglądy techniczne (nie rzadziej niż co 2 lata). Ponadto, jeśli kasa rezerwowa zostanie już użyta, należy pamiętać o wszystkich obowiązkach, które towarzyszą prowadzeniu ewidencji, czyli m.in. o przechowaniu kopii paragonów oraz realizowaniu raportów fiskalnych (dobowych i miesięcznych).

Co zyskujemy wraz z rezerwową technologią sprzedaży?

Tutaj odpowiedź jest prosta – zyskujemy dodatkowe zabezpieczenie interesów firmy. Konkrety zależą jednak od specyfiki danej działalności gospodarczej. Jeżeli bowiem firma każdego dnia obsługuje niewielu klientów indywidualnych, a może nawet w całym miesiącu wystawia raptem kilka paragonów, ewentualne straty, spowodowane awarią urządzenia fiskalnego, okażą się często niewielkie (chyba że rejestrujemy sprzedaż na wysokie kwoty). Co jednak w sytuacji, gdy codziennie z naszych usług korzysta mnóstwo nabywców? Zawieszenie obsługi klientów może mieć opłakane skutki. Tym bardziej, że w jednym przypadku naprawa kasy potrwa dzień lub dwa, a w drugim – nawet tydzień lub nawet dłużej…

Warto też wspomnieć o tym, że dodatkowe urządzenie nie musi być wcale takie samo, jak podstawowe. Do codziennej pracy można używać bardziej zaawansowanej kasy, natomiast w rezerwie posiadać model tańszy, z podstawowymi funkcjami.