Jak poprawnie przechowywać kopię paragonów fiskalnych?

Część przedsiębiorców nadal nie zdaje sobie sprawy z tego, że wystawianie paragonów fiskalnych nie jest jedynym obowiązkiem, który towarzyszy stosowaniu kasy rejestrującej. Takich zadań jest znacznie więcej. A do grupy kluczowych czynności z pewnością należy archiwizowanie kopii każdego paragonu, który został wydrukowany i wydany klientowi. Co więcej, warto wiedzieć o tym, że sposób przechowywania tych danych jest ściśle związany z wyborem urządzenia fiskalnego.

Przepisy, które definiują przechowywanie kopii paragonów

Archiwizowanie kopii paragonów jest obowiązkiem, który został jasno zdefiniowany w funkcjonujących przepisach fiskalnych. Szczegółowe informacje, dotyczące tego wymogu, można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. Zgodnie ze wspomnianym aktem prawnym, kopię paragonu należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku obrachunkowego, w którym dany dowód sprzedaży został wystawiony. Ponadto, gromadzone dokumenty powinny być czytelne i dostępne do kontroli przedstawicieli Urzędu Skarbowego przez cały okres prowadzenia ewidencji za pomocą kasy rejestrującej.

Tyle w kwestii przepisów. Pora przejść do szczegółowego omówienia 2 sposobów przechowywania kopii paragonów fiskalnych: tradycyjnego (na rolkach papieru) oraz elektronicznego (na karcie pamięci).

Dokumenty drukowane na rolkach papieru termicznego

Zapisywanie kopii paragonów na rolkach papieru termicznego to rozwiązanie tradycyjne, które jednak nadal funkcjonuje w kasach dostępnych na polskim rynku. Działanie tej technologii jest bardzo łatwe do wyjaśnienia. Urządzenie po prostu drukuje jednocześnie 2 dokumenty – paragon fiskalny dla klienta oraz jego kopię (na dodatkowej rolce papieru). Natomiast zadaniem użytkownika takiej kasy jest gromadzenie wydruków oraz składowanie ich w sterylnych warunkach: w miejscu chłodnym, suchym oraz niedostępnym dla działania światła słonecznego. Kopie paragonów powinny być bowiem czytelne nawet po 5 latach od momentu ich wystawienia.

Automatyczna zapis informacji na karcie pamięci

Od kilku lat na rynku technologii sprzedaży są dostępne kasy, które automatycznie archiwizują kopię paragonów w formie elektronicznej. Zazwyczaj wykorzystują do tego kartę pamięci SD bądź microSD (w zależności od modelu), oferująca pojemność od 2 do 4 GB. Standardowy nośnik danych zapewnia wiele lat spokojnej pracy. A jeżeli dojdzie do zapełnienia pamięci, wystarczy wymienić kartę na nową.

Podstawową zaletą urządzenia rejestrującego, które posiada moduł elektronicznej kopii paragonów, jest z pewnością automatyzacja pracy. Niemniej, na tym korzyści się nie kończą. Kasa tego typu pozwala bowiem na zmniejszenie wydatków na materiały eksploatacyjne. Trzeba w niej bowiem stosować tylko po jednej rolce papieru termicznego (do wydruku paragonów dla klientów). Dodatkowo, dane zgromadzone na karcie można w prosty sposób zapisać na innym nośniku (dysk zewnętrzny, pendrive, płyta DVD) lub komputerze. To z kolei gwarantuje skuteczne zabezpieczenie dokumentacji istotnej z punktu widzenia firmy.

Wybór kasy to wybór sposobu archiwizacji danych

Tak jak wspomnieliśmy na początku niniejszego wpisu, wybór sposobu archiwizacji kopii paragonów jest ściśle związany z zamówieniem konkretnej kasy rejestrującej. Innymi słowy, po kupieniu urządzenia nie będzie można zmienić metody zapisywania danych. W związku z tym, przed podjęciem decyzji warto rozważyć wszystkie za i przeciw.

Urządzenie z kopią papierową będzie oznaczało mniejszy wydatek na starcie, lecz w trakcie pracy koszty jego eksploatacji będą wyższe. Przechowywanie zadrukowanych rolek nie należy również do najwygodniejszych czynności. Nie wspominając już o konieczności stworzenia sterylnego miejsca, w którym będzie można składować papierowe dokumenty.

Za kasę z kopią elektroniczną zapłacimy więcej, ale użytkowanie takiego modelu jest zawsze tańsze. I w ogólnym rozrachunku, może się okazać znacznie bardziej opłacalne. Co więcej, wraz z takim urządzeniem zyskujemy: wygodę pracy, łatwiejszy dostęp do dokumentacji oraz skuteczniejsze zabezpieczenie kopii paragonów.

Ostateczną decyzję pozostawiamy przedsiębiorcom, którzy z taką wiedzą na pewno łatwo dostosują kasę fiskalną do potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej.