Co zrobić z oczywistym błędem na paragonie fiskalnym?

Zgodnie z przepisami fiskalnymi, które funkcjonują w naszym kraju, obowiązkiem podatnika jest wystawianie i wydawanie paragonów. Można chyba przyjąć, że większość przedsiębiorców pamięta o tej konieczności. Osobną kwestią jest jednak to, że niekiedy kasjerom przytrafiają się oczywiste pomyłki na paragonach fiskalnych. Co należy zrobić w takiej sytuacji?

Kasa fiskalna i błąd na paragonie

Tak jak zaznaczyliśmy we wstępie, podatnik musi zadbać o to, aby wydawać klientom prawidłowe paragony fiskalne. Tylko wtedy prowadzenie ewidencji będzie można uznać za zgodne z przepisami. Obowiązkiem podatnika jest również „naprawienie” ewentualnej pomyłki na paragonie fiskalnym. Okazuje się jednak, że nie da się tego zrobić przy użyciu kasy rejestrującej. Innymi słowy, urządzenie tego typu nie pozwala na usunięcie zaewidencjonowanego paragonu. Zamiast tego, przedsiębiorca musi uwzględnić dokument z ewidentną pomyłką w osobnej ewidencji. W jaki sposób należy to zrobić?

Ewidencja oczywistych pomyłek

W wielu kwestiach polskie przepisy są wyjątkowo szczegółowe i jednoznaczne. W przypadku formy przechowywania ewidencji oczywistych pomyłek jest jednak inaczej. Można powiedzieć, że tutaj ustawodawca pozostawił podatnikom pewną dowolność. Dlatego do prowadzenia omawianej ewidencji da się wykorzystać zarówno segregator lub teczkę, jak i zwykły zeszyt. Wszystko zależ od tego, na jaką formę archiwizacji dokumentów zdecyduje się przedsiębiorca. Równocześnie jednak, z pewnością warto zadbać o porządek w ewidencji oczywistych pomyłek. Ułatwi to później uwzględnienie korekty sprzedaży w dokumentacji rachunkowej firmy.

Wpisy na temat błędnych paragonów

O ile forma przechowywania ewidencji oczywistych pomyłek jest raczej dowolna, o tyle zawartość konkretnych wpisów – już zdecydowanie nie. Polskie przepisy szczegółowo definiują to, co ma się znaleźć w każdej adnotacji. Oprócz oryginału paragonu fiskalnego, na którym znajduje się ewidentny błąd, we wpisie należy wspomnieć m.in. o przyczynach i okolicznościach wystąpienia pomyłki. Adnotacja powinna również zawierać dane na temat zarejestrowanej transakcji sprzedaży (zwłaszcza te dotyczące należnego podatku). Co więcej, przedsiębiorca nie może zapomnieć o tym, aby wydać klientowi prawidłowy paragon fiskalny.

Dlaczego poprawianie paragonów fiskalnych jest tak ważne? Należy o tym pamiętać przede wszystkim dlatego, że w przypadku wydania wadliwego dowodu sprzedaży przedsiębiorcy mogą grozić dotkliwe konsekwencje. I nie chodzi tutaj jedynie o karę grzywny. Nieuwzględnienie pomyłki wprowadzi również duże zamieszanie w dokumentacji rachunkowej firmy, np. w KPiR (książce przychodów i rozchodów).