Dlaczego książka serwisowa to jedna z ważniejszych kwestii?

Jakie są ważne aspekty rzeczywistości podatnika korzystającego z urządzenia rejestrującego? Z pewnością prawidłowe wprowadzanie danych oraz poprawne wystawianie paragonów, a następnie wydawanie ich klientom przy zamykaniu konkretnych transakcji. Ale czy to wszystko? Zdecydowanie nie. Do równie istotnych obowiązków przedsiębiorcy należą także inne zadania.

Są one ogólne, związane po prostu z zarządzaniem działalnością handlową, albo bardziej szczegółowe, dotyczące zasad pracy z urządzeniem rejestrującym. Wśród tych drugich należy przede wszystkim wymienić archiwizację kopii wystawionych paragonów, pilnowanie terminowej realizacji przeglądów technicznych, stosowne wykonywanie raportów dobowych i miesięcznych czy… właściwe obchodzenie się z książką serwisową. Dziś zajmiemy się ostatnim z wymienionych aspektów oraz powiemy sobie, dlaczego jest taki ważny.

Czym jest i do czego służy książka serwisowa?

Od razu trzeba zaznaczyć, że mówimy o dokumencie niebagatelnym. Dołączany jest do każdej zakupywanej zarówno kasy fiskalnej, jak i drukarki rejestrującej. Po wdrożeniu wspomnianej technologii sprzedaży w przedsiębiorstwie szybko się okaże, że książka serwisowa będzie niejako pozostawać w ciągłym użyciu. A czym jest? To dokument zbierający wszystkie najważniejsze wiadomości o stosowanym urządzeniu. Zarówno te stałe, podstawowe, jak i „nabywane” w trakcie prowadzenia działalności handlowej bądź usługowej. Do pierwszych zaliczylibyśmy takie, jak np. nazwa, model, numer unikatowy i fabryczny konkretnej kasy lub drukarki, a także informacje o producencie tego urządzenia oraz firmie stojącej za jego fiskalizacją. Zatem, jak nietrudno się domyślić, w opisywanym dokumencie znajdują się również dane uprawnionych serwisantów: głównego i rezerwowego (zazwyczaj należą oni do tej samej firmy, która zajęła się sprzedażą i instalacją technologii sprzedaży).

Jaka jest rola książki serwisowej? Wbrew pozorom, to jeden z bardzo ważnych elementów, składających się na dokumentację naszej ewidencji obrotu (wraz z m.in. kopiami paragonów czy raportami fiskalnymi). Potwierdza właściwą pracę urządzenia i jego obsługę w oczach przedstawicieli zarówno serwisu, jak i organów skarbowych. Ci pierwsi bowiem dokonują w tym dokumencie stosowne wpisy, związane z wszelkiego rodzaju interwencjami – czy to cyklicznymi, obowiązkowymi przeglądami technicznymi, czy też konserwacjami i naprawami w sytuacjach, gdy dojdzie do nagłej awarii urządzenia.

Przechowywanie książki serwisowej i podejmowane kroki, gdy jej zabraknie

Dokument ma istotne znaczenie dla obrazu naszego zarządzania działalnością gospodarczą przy użyciu kasy lub drukarki fiskalnej. Dlatego też są z nim związane konkretne przepisy, których trzeba przestrzegać. Mówią one chociażby o właściwym przechowywaniu książki serwisowej. Powinna ona stale znajdować się w miejscu pracy (przypisanej do niej) technologii, w którym została ona zainstalowana. Wynika to z faktu, że musimy okazać dokument na prośbę uprawnionego serwisanta bądź przedstawiciela Urzędu Skarbowego. Tymczasem brak książki serwisowej jest traktowany jako przekroczenie przepisów. To z kolei może w dalszej perspektywie (w zależności od sytuacji) prowadzić do różnych konsekwencji: konieczności zwrotu ulgi za zakup urządzenia fiskalnego czy też odmowy ze strony serwisu, jeśli chodzi o dalszą konserwację tego modelu czy przyszłe, ewentualne naprawy.

Ale jednak dokument ten to rzecz jakich wiele. Czyli rzecz, która może ulec zniszczeniu bądź zostać zgubiona. Co w takiej sytuacji należy zrobić? Przede wszystkim niezwłocznie poinformować o całej sytuacji właściwy Urząd Skarbowy. Następnie – zwrócić się z pisemną prośbą do producenta o wydanie duplikatu książki serwisowej. Najlepiej jednak zawczasu zadbać o właściwe przechowywanie dokumentu, by uniknąć niepotrzebnych, kłopotliwych i stresujących sytuacji.