Procedura rejestracyjna urządzenia fiskalnego – krok po kroku

Nie ma tu pola do dyskusji. Każdy przedsiębiorca, który chce (i zarazem musi) zgodnie z prawem ewidencjonować obrót z użyciem kasy lub drukarki fiskalnej, po zakupie urządzenia musi je poprawnie zarejestrować i przejść procedurę instalacyjną. To standardy, identyczne dla wszystkich w tego typu sytuacjach. Zresztą, warto zadbać o kwestie formalne nie tylko ze względu na przepisy, ale też przysługującą, ustawową ulgę.

Zasady dotyczące zgłoszenia przedinstalacyjnego

Pierwszym krokiem w procesie rejestracyjnym urządzenia fiskalnego jest zgłoszenie przedinstalacyjne. Przedsiębiorca składa pisemne zawiadomienie u Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego, informujące o zamiarze rozpoczęcia ewidencji obrotu przy użyciu stosownej technologii sprzedaży. Dokument musi zawierać właściwe, poprawne dane, takie jak nazwę lub imię i nazwisko podatnika, jego NIP, liczbę urządzeń do wdrożenia i adresy miejsc, w jakich to nastąpi, oraz oczywiście termin planowanej instalacji. Pismo może być dostarczone na różne sposoby – osobiście lub przy udziale Poczty Polskiej. Niemniej, najważniejsze, aby wpłynęło ono nie później, niż 1 dzień przed obowiązującym terminem rozpoczęcia ewidencji obrotu.

„Moment przejścia”, czyli fiskalizacja

Gdy powyższe działania zostaną uczynione, przychodzi chwila na kluczowy etap, czyli fiskalizację. Co to za działanie? Najogólniej mówiąc, to czynność, za sprawą której dana kasa lub drukarka przestaje funkcjonować w trybie szkoleniowym (umożliwiającym dowolne korzystanie z urządzenia i swobodną naukę jego obsługi), a zaczyna pracować w trybie fiskalnym – czyli zapisującym w pamięci technologii wszystkie transakcje i operacje, wykonane na tym modelu. Fiskalizację wykonuje tylko i wyłącznie serwisant posiadający odpowiednie uprawnienia. Co więcej, procedura ta, w przypadku każdej kasy i drukarki, może być zrealizowana tylko raz, jest ona bowiem działaniem nieodwracalnym. Gdy urządzenie prawidłowo przejdzie fiskalizację, przedsiębiorca jest w stanie rozpocząć pracę z użyciem wdrożonej technologii sprzedaży oraz wystawianie paragonów.

Reguły związane ze zgłoszeniem poinstalacyjnym

W zasadzie ostatnim krokiem w procesie opisywanej rejestracji jest ponowny kontakt z Urzędem Skarbowym, celem przekazania zgłoszenia poinstalacyjnego. To pisemne zawiadomienie o wykonaniu fiskalizacji, które musi wpłynąć nie później niż 7 dni od zrealizowania tej procedury. Tu także podatnik decyduje, czy osobiście doręczy dokument, czy listownie. W odpowiedzi na zgłoszenie poinstalacyjne przedsiębiorca powinien otrzymać numer ewidencyjny (potwierdzający poprawną rejestrację w US). Ten numer należy umieścić trwale i w widocznym miejscu na obudowie urządzenia fiskalnego. Działanie to praktycznie kończy pomyślnie proces rejestracyjny.

Osoby, które zadbają o dopełnienie wszelkich formalności, związanych z rejestracją oraz instalacją danej kasy lub drukarki, nie tylko będą w stanie prowadzić działalność handlową zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jeśli to ich pierwsze urządzenie fiskalne, mogą również liczyć na ustawową refundację – zwrot części kwoty z budżetu państwa, wydanej na nabytą technologię sprzedaży.